档案盒主要用于收纳整理各类纸质文件、资料，起到分类、保管和保护文档的作用。
在日常办公场景中，公司会用档案盒存放合同文本、财务报表、会议纪要、项目立项书等，按部门或年份分类后，能快速检索查阅；学生群体则常用它收纳读书笔记、试卷、毕业论文或学术论文，避免零散纸张丢失；个人也会用档案盒整理重要证件复印件、病历单、房产证明等私人资料，带锁的档案盒还能存放需保密的敏感材料。
不同规格的档案盒适配不同尺寸的文档，最 常见的是适配A4纸的标准款，也有专为会计凭证、票据设计的小型款，能帮助各类人群规整各类纸质物料，提升空间利用率和查找效率。